Saya jadi ingat dikala pertama kali mencoba Google Docs. Saat itu aku masih menjadi mahasiswa baru. Saya cukup ingat. Saat itu saya bareng sobat sekelas sedang ada praktikum di laboratorium. Praktikum mata kuliah PTI (Pengantar Teknologi Informasi). Saat itu aku cukup terheran. Ternyata ada aplikasi office yang mampu membuka dokumen bareng orang lain, dalam waktu serentak. Syaratnya sederhana. Cukup dengan terkoneksi internet, dan memiliki akun Google.
Kalau tidak salah. Pada dikala di lab itu, kami sedang menciptakan golongan. Supaya sekalian tercatat. Kami semua disuruh login Gmail, lalu membuka tautan dokumen dari dosen. Lalu ditugaskan untuk mengetik anggota kalangan di dokumen tersebut. Cukup lucu pada waktu itu. Ada momen kita iseng. Seperti meniadakan apa yang telah ditulis sobat dan lain sebagainya. Sehingga dosen pun menegur untuk tidak bercanda.
Keren juga kata batin aku. Makara semisal ada tugas laporan golongan. Tidak perlu repot kumpul golongan. Cukup saling terkoneksi pada dokumen tersebut. Lalu mampu mengerjakan laporan tersebut gotong royong dari jarak jauh.
Sudah aku bilang memang Google itu kapitalis kreatif. Pokoknya, bagaimana caranya mereka bisa membuat produk yang berguna untuk banyak orang dan menciptakan laba yang banyak juga. Alhasil, ada beberapa produk yang fungsi utamanya sama dengan kompetitor. Namun, dipoles lagi agar mempunyai keunikan atau kelebihan lain. Begitulah rancangan ATM (Amati, Tiru, Modifikasi) yang begitu naik daun di era kini.
Tapi itu sah-sah saja. Toh, Google menurut aku yaitu perusahaan yang banyak memperlihatkan lapangan pekerjaan. Langsung maupun tidak eksklusif. Coba cek saja di Google, berapa total karyawan yang mereka miliki. Belum lagi para blogger dengan AdSense-nya pun termasuk pekerjaan yang ditawarkan Google. Maka memang perusahaan ini cukup hebat menurut saya.
Kembali ke Google Docs. Sebenarnya mengapa aplikasi ini diciptakan? Ya telah pasti karena kebutuhan. Asumsi aku saja nih. Bahwa Google menyaksikan banyaknya pengguna bajakan Ms. Office dari Microsoft. La wong aplikasi Bill Gates tersebut kan bayar guys. Dan harganya juga tidak mengecewakan bagi anak kos.
Baca juga: Microsoft Surface Laptop 2 Mampu Kalahkan Macbook Pro ?
Maka lahirlah Google Docs atau Google Dokumen dalam bahasa Indonesia. Dirilis 13 tahun kemudian, pada 10 Oktober 2006. Jelas lebih muda dibandingkan dengan Microsoft Office yang dirilis pertama kali pada 19 November 1990. Sepertinya memang benar perkiraan saya. Bahwa Google menyaksikan kesempatan tadi. “Daripada kalian pakai aplikasi bajakan, mending pakai aplikasi gratis dari saya.”
Cara Menggunakan Google Docs
Kaprikornus sebenarnya Google punya beberapa aplikasi office. Antara lain : Google Dokumen, Google Spreadsheet, Google Slide, dan Google Formulir. Nah, yg akan kita diskusikan pada postingan ini ialah Google Docs atau Dokumen. Akan aku jelaskan dengan praktis dan gampang dipahami. Pastinya akan disertai dengan gambar atau GIF bila memungkinkan. Oke, berikut cara menggunakan Google Docs.
Pertama, untuk mengawali menggunakan Google Docs, kita mesti sudah memiliki akun Google. Jika belum, maka mesti buat terlebih dulu. Dimulai dengan memasuki tautan berikut docs.google.com/document dan akan tampil seperti di bawah ini. Bagi yang sudah memiliki akun, bisa memasukkan email Gmail >> klik berikutnya.
Kedua, memasukkan kata sandi akun Google kalian. Pastikan benar. Supaya bisa lanjut.
Ketiga, jika kita sukses melalui proses login. Akan timbul tampilan Google Docs. Mungkin bagi yang belum pernah menggunakan Google Docs. Di bab bawah, tidak timbul file-file mirip gambar di bawah. Saya memang kerap menggunakan Google Docs, sebagai sarana untuk menulis. Jadi timbul deh, beberapa file goresan pena aku.
Baca juga: Google Photos: Back Up Kenangan Indah Anda di sini!
Salah satu argumentasi aku sering menggunakan Google Docs yakni karena fitur otomatis simpannya. Satu huruf saja ditambahkan pada lembar kerja. Maka Google Docs, akan otomatis menyimpan progress-nya. Alasan lain ada? Ada. Nanti saya beritahu pada langkah selanjutnya.
Keempat, Google Docs memperlihatkan template untuk keperluan tertentu. Misalnya untuk pengerjaan selebaran, anjuran, dll. Maka pengguna bisa saja eksklusif memakai template tersebut, kemudian bisa diedit dan diadaptasi.
Kelima, bagi kalian yang ingin memulai dari permulaan. Maka mampu langsung klik dokumen kosong untuk masuk ke lembar kerja.
Keenam, akan timbul lembar kerja yang kosong. Persis di Microsoft Word. Saya percaya kalian sungguh familiar dengan lembar kerja yang beginian. Tapi bagi yang merasa ajaib, nanti akan aku kasih tutorialnya.
Hai para pengguna Ms. Office? Apakah kalian sehat? Lihat nih Google Docs, sudah gratis. Juga mampu menikmati fitur seperti yang kalian beli itu. Iya kah beli? Langsung saja deh, bagi kalian pengguna Ms. Office bajakan. Segera migrasi ke aplikasi gratis dari Google ini. Toh, lebih baik dan aman.
Ketujuh, langkah ini cukup perlu dilakukan untuk kalian yang suka dengan kerapian data. Lebih-lebih supaya data mudah ditemukan ketika ingin dibuka kembali. Hal yang harus dilakukan adalah memberi nama dokumen itu dahulu. Klik saja ‘Dokumen tanpa judul’ di pojok kiri atas >> beri nama file sesuai kebutuhan >> tekan enter.
Kedelapan, begitu dokumen telah diberi nama. Saatnya kita mengatur penyimpanan file tersebut di Google Drive. Caranya dengan klik ikon folder, mirip yang saya tunjuk di bawah.
Kesembilan, akan timbul jendela My Drive. Jadi, bekerjsama File Percobaan tadi sudah otomatis tersimpan di Google Drive, hanya saja belum di folder yang kita mau. Maka caranya ada dua:
- Bisa eksklusif memilih folder yang tertera pada My Drive, dan pribadi klik ‘Pindah ke sini’.
- Klik ikon folder + (seperti yang aku tunjuk di bawah) untuk menciptakan folder gres. Lalu memasukkan file dokumen ke folder tersebut
Kesepuluh, memberi nama folder yang barusan kita tambahkan tadi. Begitu telah diberi nama, pribadi klik ikon ceklis di sampingnya.
Kesebelas, folder tersebut berhasil dibentuk. Namun, masih kosong. Maka dokumen File Percobaan, bisa langsung dipindahkan. Cukup klik ‘Pindah ke sini’.
Jika file tersebut berhasil dipindahkan. Maka akan ada pesan seperti ini di lembar kerja dokumen. Kaprikornus akan lebih gampang mencari file tersebut, jikalau ditaruh pada folder secara rapi.
Oya, jika kalian klik ikon folder yang tadi. File Percobaan sudah ada di dalam Folder Percobaan.
Cara Bekerja Bersama dengan Google Docs
Nah ini merupakan fitur yang aku singgung di pembukaan. Di mana saya cukup heran. Tujuan dari fitur ini ialah untuk saling membuatkan jalan masuk file. Misalnya kita anggap File Percobaan tadi ialah sebuah laporan. Laporan tersebut akan dijalankan oleh dua orang. Si A dan B kebetulan saling berjauhan. Tetapi ingin mengerjakan laporan secara berbarengan which is dalam waktu yang sama pula. Santai, Google Docs bisa melakukannya. Berikut langkah-langkahnya.
Pertama, klik ‘Bagikan’ yang ada di pojok kanan atas.
Kedua, timbul box mirip ini. Kalian bisa memasukkan email Gmail kalian di textbox itu.
Ketiga, setelah kalian memasukkan email Gmail, akan muncul textbox untuk pesan. Bisa diisi terserah kalian. Dan jangan lupa untuk mengatur hak akses seseorang yang ingin kita bagikan file. Caranya dengan klik ikon pensil >> pilih ‘Dapat mengedit’ >> boleh klik ‘kirim’
Sebagai embel-embel. Hak kanal disesuaikan dengan keperluan. Jika kita tidak mengijinkan mengedit, maka pilih ‘Dapat menyaksikan’ atau ‘Dapat komentar’. Sehingga penerima hanya mampu menyaksikan atau mengomentari file saja.
Keempat, akan muncul pesan seperti ini. Jika kalian telah klik kirim. Tertera bahwa telah dibagikan terhadap satu orang.
Kelima, dua orang tadi bisa mengedit file secara serempak. Coba kini kembali ke File Percobaan. Jika kita tengok pada pojok kanan atas. Di sana terdapat fitur untuk diskusi.
Coba klik saja ikon yang ini untuk mengawali chat dengan tim.
Maka akan timbul ruang untuk mengobrol. Di situ kalian bisa saling berdiskusi sembari melakukan laporan tadi.
Oya, jika diperhatikan outline yang mengitari foto profil di atas warnanya sama dengan bentuk kursor pada file Google Docs. Sehingga, contohnya terdapat banyak orang yang mengedit file secara berbarengan. Kita bisa mengetahui, siapa yang sedang mengedit tersebut. Coba perhatikan gambar di bawah ini. Kursor atas nama ‘Farid Nur Iman’ warnanya merah muda. Begitu pula warna outline foto profil di ruang diskusi.
Itu ia fitur mengembangkan yang mampu digunakan untuk bekerja bersama dalam satu file di Google Docs. Cukup praktis, kalau tidak memungkinkan untuk berjumpa langsung. Ini ia keunggulan dari Google Docs yang aku rasa keren.
Cara Menyimpan dalam Bentuk DOC, PDF, ODT
Bagi kalian yang mungkin ingin menyimpan file dalam bentuk ekstensi tertentu. Caranya cukup mudah. Hanya dengan klik File >> pilih ‘Download sebagai’ >> pilih ekstensi yang dibutuhkan >> akan ada proses download.
Cara Menggunakan Google Docs untuk Kuesioner
Saya telah memaparkan secara lengkap pada postingan sebelumnya. Saya kasih tautannya nih. Klik saja jika ingin tahu.
Baca saja: Cara Praktis Membuat Kuesioner Dengan Google Form
Penutup
Akhirnya goresan pena perihal Google Docs sudah meraih penghujung. Oke guys, tunggu aku di tulisan berikutnya. Semoga berguna. See you soon!
Sumber harus di isi